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基建处工程档案管理办法
2014-11-03 15:43  

沪交基管[2014] 14号

建立上海交通大学基建档案,是上海交通大学基础建设工程的重要组成部分,是我校进行校区建设规划、实施、管理工作的真实记录,是一项百年大计的工作。

根据《城市建设档案规定》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》,参照校档案馆对基建档案管理的要求,结合上海交通大学建设的实际情况,特制定本管理办法。

第一条 基本原则

(一)基建档案是建设项目从立项、设计、施工、竣工到交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录像、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。

(二)基建档案是我校基建工作的真实记录和历史凭证,是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据。

(三)在整个基建过程中形成的应当归档的各种形式载体的材料都属于国家所有,任何单位和个人不得据为已有,不得无故拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。

(四)工程项目建设过程要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行,工程竣工验收要与基建档案验收同步进行,否则基建项目不得进行竣工验收。基建材料归档以后,档案部门出具归档合格证明,财务部门方可作财务结算。

(五)修缮工程基建档案由于有其特殊性,参照“上海交通大学基建档案管理办法”收集归档,详见附件一。

第二条 基建材料的归档要求

(一)基建文件材料的形成、积累、整理、归档是计划、规划、设计、投资、施工、行政等各个分管部门的重要任务,这些部门应有一名领导负责此项工作,并由专职人员对相关材料进行收集归档工作。

(二)归档的基建文件材料必须反映项目管理和建设的全过程,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三)凡归档的文件材料均应是原件,做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写。

(四)具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复,经办人应注明办理情况,以备日后考查。

(五)竣工图归档需4套,文字材料、底图、底片和声像材料各归档2套。4套竣工图分别交由区城建档案馆、校档案馆、基建档案室、资产处归档。

(六)凡具有法律效果的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档;竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后二个半月内完成归档,以配合档案编制工作,及时完成项目完整性归档。管理性文件材料在每年六月底前归档。

(七)专职档案人员应经常深入了解有关部门基建文件材料积累情况,并进行业务指导。基建项目竣工验收时必须有校档案馆人员参加。

(八)修缮工程竣工资料归档要求(见附件)

第三条 基建材料的归档范围

基建材料的归档范围,主要包括综合管理、立项论据、规划设计、招投标文件、施工管理、竣工资料、概算决算等等,具体归档范围见下列各表:

(一)行政管理类

序号 文件名称 要求 责任部门
1 领导讲话、重要会议记录、纪要、专家咨询意见等 原件 计划投资科
2 有关请示报告、批复、批准等 原件 计划投资科
3 建设工程涉外文件 原件 综合管理科
4 土地动迁协议 原件 综合管理科
5 建设用地规划许可证、申请表及有关文件、图纸、资料 原件 工程管理科
6 建设用地许可证、审核批准地形图 原件 工程管理科

(二)前期计划、招投标类

序号 文件名称 要求 责任部门
1 项目建议书报告及批复 原件 计划投资科
2 可行性研究报告、环境影响报告及批复 原件 计划投资科

工程管理科

3 建设用地选址意见及批复 原件 综合管理科
4 设计任务书及批复 原件 工程管理科
5 重要问题的请示报告以及附件 原件 经办科室
6 设计、勘测、施工、监理招标、中标材料文件 原件 计划投资科
7 其他分包项目的招投标材料文件 原件 计划投资科
8 合同 原件 计划投资科

(三)规划、设计类

序号 文件名称 要求 责任部门
1 规划许可证、项目表 原件 工程管理科
2 选址地形图、总平面图(规划局章) 原件 工程管理科
3 水文、地质勘测报告 原件 工程管理科
4 设计方案 原件 工程管理科
5 扩初设计及工程概算 原件 工程管理科
6 环境影响报告及批复 原件 工程管理科
7 设计方案的审核意见(消防、建筑、环保、卫生) 原件 工程管理科
8 施工设计图工程预算 原件 工程管理科
9 结构设计计算书及说明 原件 工程管理科
10 审照图(规划局盖章) 原件 工程管理科
11 施工图设计审查图、审查证书 原件 工程管理科

(四)施工类

序号 文件名称 要求 责任部门
1 施工许可证 原件 工程管理科
2 工程测量资料(边界、标高、沉降等) 原件 工程管理科
3 桩基检测、建材检测报告 原件 工程管理科
4 灰线验收单 原件 工程管理科
5 施工图交底会议纪要 原件 工程管理科
6 技术核定单、业务联系单、设计变更通知单 原件 工程管理科
7 上海市建设工程报建表、质量监督书及申报表 原件 工程管理科
8 施工监理委托、登记 原件 工程管理科
9 竣工验收备案、竣工档案报送申请表、合同 原件 工程管理科
10 规划、消防、环保、卫生竣工验收单 原件 工程管理科
11 电梯、防雷装置、空气质量等登记验收检测报告 原件 工程管理科
12 墙体材料核定、水泥专项结算等 原件 工程管理科
13 *施工竣工图 4套 工程管理科
14 *市政道路竣工图(总平面、纵横断面、附属设施、地下

综合管线等图)

4套 工程管理科
15 *桥梁竣工图 4套 工程管理科
16 *排水管道竣工图(总平面、管线平面、纵横断面、附属

设施、交叉路口竖向断面等图)

4套 工程管理科
17 *泵房、给水、通风、强电、弱电、燃气竣工图 各4套 工程管理科

*竣工图要求:竣工图如有修改的地方,要注明修改依据和日期,同时在修改依据上也要注明修改在哪张竣工图上的哪些部分。应用碳素墨水修改,不可用刀片刮,并附红色印泥盖章。施工队技术负责人、监理单位总监审核后签名。

桩位竣工图必须有设计、监理、施工、甲方签章。

外场工程未列明的子目,参照市政配套工程95表式要求归档。

(五)竣工审计类

序号 文件名称 要求 责任部门
1 竣工决算 原件 计划投资科
2 审计资料 原件 计划投资科

(六)声像类

总投资在人民币五千万元(含五千万元)以上,一亿元以下的工程项目,报送工程照片档案。总投资在人民币一亿元(含一亿元)以上的工程项目,除报送工程照片档案外,还应当报送专题录像档案。

序号 文件名称 要求
1 原址、原貌、原重要地物的照片、录像

工程照片要求图像清晰,对同一拍摄对象能提供不同角度(阶段)的照片。

工程照片规格为7寸光面照片,应包括底片和文字说明。

工程录像档案带盒上应标有简要说明,内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。

2 重要纪念物的照片
3 建(构)筑物基础部分施工技术过程的照片、录像
4 建(构)筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像
5 主体工程设计模型照片
6 施工现场整体工程施工情况照片、录像
7 隐蔽工程施工及处理的照片
8 钢筋制作工程的钢筋布局,型号及节点焊接等照片
9 反映主体工程的拉结筋布局,混凝土灌注质量等照片
10 管道及设备工程、安装工程的管沟类型照片
11 工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像
12 工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像

(七)工程电子档案的编制

1、基建档案文件与图纸采用彩色扫描,分辨率设定为 300dpi。

2、扫描的图纸,原始图片,保存时应以无压缩的最高品质保存。

3、扫描图片的格式为:JPG格式。

4、300dpi的JPG格式的图片批处理成300dpi的黑白TIFF格式的图片。

5、网上发布采用加水印的300dpi的黑白TIFF格式的图片,水印应加在空白处。

6、图纸的装订:图纸数字化扫描后,不再装订,以档案馆的要求整理。

7、基建综合性文件与基建图纸一起进行数字化扫描、处理,其中综合性文件按现在文书档案的数字化标准处理。

8、最后文件的移交,应交付两套图纸文件,其中一套为:原始的高品质的无压缩的JPG格式的文件;另一套为TIFF格式的加水印的文件。

第四条 组卷方法

(一)卷内文件排列顺序:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

(二)基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

(三)卷内文件材料,无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、图可以一组有机联系的图纸为一件,以作为单元,在每件文件材料的右上方加盖有单位名称,档号、件号的戳记章,并逐一填写。

(四)填写卷内目录和备考表。

(五)填写保管期限。草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明,交分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

第五条 基建档案的管理和开发利用

(一)由上海市城建档案馆、各区档案馆和校档案馆分级管理。

(二)于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。档案馆定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限,调整密级以及销毁等事项。

(三)保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动。

(四)基建档案主要供本校利用,如外校需查阅,须经档案馆和分管负责人批准方可查阅。

(五)建立多种检索工具和参考资料,编制并公布基建档案目录,积极开发基建档案信息资料,积极为基建工作服务,为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。

(六)基建档案原件只有一套者,一般不借出,如确需借出,必须按规定时间归还造成基建档案丢失者,除通报全校外,将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。

本暂行办法的解释、修改权在基建处。

附件:基建处修缮工程竣工资料归档要求

上海交通大学基建处
2014年10月

附件【基建处修缮工程竣工资料归档要求.pdf已下载
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